CINIAN BLOGI JA ARTIKKELIT

IT-hankinnat – Koska reagoida ja koska seurata?

Liiketoiminta 13.5.2015

Vuonna 1965 Gordon E. Moore huomasi, että transistoreiden määrä mikropiireissä kaksinkertaistui aina noin kahden vuoden välein. Alkuperäisestä Mooren laista on tuon jälkeen yleistynyt versio, jonka mukaan tietokoneiden laskuteho kaksinkertaistuu aina 18 kuukauden välein. Hyvin on molemmat ”lait” pitäneet pintansa vuosien ja vuosikymmenten puristuksessa. Jossain vaiheessa transistoreiden määrässä tullaan tilanteeseen, että transistorit ovat niin pieniä että niiden määrää mikropiirissä ei pystytä enää kaksinkertaistamaan. Koska näin tulee tapahtumaan, tuskin kukaan osaa sanoa, mutta arviot osuvat jonnekin 2020-luvulle.

Pelit ja muut viihdepalvelut toimivat aina ”hetkessä” eli niiden kehittäjät tuottavat ratkaisunsa käyttämään maksimaalisesti mahdolliset tehot, joita uudet laitteet tarjoavat. Kuluttajalle tämä tarkoittaa sitä, että hyvin tiheästi on tehtävä päätös siitä hankkiiko uutta tekniikkaa vai jättääkö uusimmat palvelut käyttämättä. Kovinkaan pitkään vanha tekniikka ei kannattele. Nykypäivän peruskoulun kuudesluokkalaisilla ei ole mitään käsitystä siitä, mikä on kannettava cd-soitin. Osalle koko cd-levyn konsepti tuntuu vieraalta ja kömpelöltä. Kuluttajamarkkinassa päätöksenteko on kuitenkin suhteellisen suoraviivaista ja helppoa. Onko oma halu käyttää uutta palvelua niin suuri, että on valmis maksamaan uuden laitteen/järjestelmän hinnan?

Yritysmaailmassa päätöksentekoon uutuuksien käyttämisestä tulee huomattavasti lisää vaikeutta. IT-päättäjä ei enää voikaan päättää käyttöönotosta pelkästään itseään kuunnellen. Itselle turhalta tuntuva uusi tekniikka saattaa olla juuri se tekijä, joka on ehdottoman tärkeä jollekin organisaation osalle. Jos tämä oma organisaatio ei saa sitä juuri nyt käyttöönsä, hyödyntääkö kilpailija tästä saadun edun ja syö koko markkinan? Voiko IT-päättäjä ottaa vastuuta yrityksen liiketoiminnan kutistamisesta tai kukoistuksesta? Entäpä jos omalla IT-organisaatiolla riittää resursseja viedä vain yhtä kehityshanketta kerrallaan eteenpäin mutta kaksi liiketoimintoa vaatii kehitystä samanaikaisesti. Miten päätetään toisen olevan tärkeämpi kuin toinen? Miten voidaan varmasti tietää saadaanko kehityksestä ne hyödyt, joita on arvioitu tai kuviteltu?

Jos kuvittelet, että tämän kirjotuksen loppupuolelta löytyy vastaus noihin kysymyksiin, niin valitettavasti joudut pettymään. Tuskin kukaan pystyy täydellä varmuudella sanomaan mitä kulloinkin pitäisi tehdä ja mitä jättää tekemättä. Ainut varma asia on se, että jälkeenpäin on aina helppoa miettiä mitä olisi pitänyt tehdä, vaikka sillä ei enää silloin olekaan mitään merkitystä. Tässä kuitenkin muutamia ajatelmia siitä, mitä ehkä voisi tehdä, jotta arvausten osumaprosentti kasvaisi nykyisestä.

1) Seuraa mitä ympärillä tapahtuu. Helppo sanoa, mutta miten sen toteuttaa? Kovin helposti kaikkien meidän kalenterit täyttyvät erilaisilla rutiinitehtävillä ja lopun ajan vievät meneillään olevat projektit. Jos IT-päättäjänä ehtisi mukaan yrityksen asiakastapaamisiin ja tapahtumiin, pysyisi koko ajan ”kartalla” siitä, millaisia ne asiakkaiden ongelmat ovat, joita yritys pyrkii ratkaisemaan. Omia sisäisiä asiakkaita on helpompi tukea, jos tietää mitä näiden asiakkaiden asiakkaat tarvitsevat. Tämä vaatii oman ajankäytön uudelleen suunnittelua ja kalenteriin puuttumista, mutta uskallan väittää että siltikin se kannattaa!

2) Kaikki IT-osaaminen ei asu IT-organisaatiossa. Laite- ja järjestelmätoimittajat kiertävät esittelemässä uusia tuotteitaan ja laitteiden kehitysversioita kovin innokkaasti. Esittelyjen kohteeksi halutaan useimmiten yrityksen korkein IT-asioista päättävä taho. Useimmissa yrityksissä IT:n roolina on kuitenkin toimia tukena liiketoiminnalle, joten mikä pätevöittäisi IT-päättäjän tekemään päätöksen jonkin tuotteen käyttökelpoisuudesta liiketoiminnalle. Toimittajatapaamisia kannattaakin pyrkiä ohjaamaan suoraan liiketoiminnoille. Jos liiketoiminto kuulee jostain uutuudesta, joka hyödyttää toimintaa, ei IT:n tarvitse edes löytää budjettia uutuuden hankkimiseen. Liiketoiminto kuittaa tällaisen laskun mielellään. Toimittajatapaamisten vähentäminen helpottaa myös edellisen kohdan toteuttamista kun omaan kalenteriin vapautuu tilaa.

3) Luo itsellesi kysymyspankki. Tekniikan uutuuksia on mielenkiintoista seurata ja niistä on helppo innostua. Innostuminen on helppo tapa tuhota aikataulut ja budjetit, mutta onnistuuko innostusten takaisinmaksu koskaan? Jos etukäteen on jo miettinyt muutamat kysymykset, joilla ”testaa” aina kaikki uutuudet, voi ainakin pahimmat ylilyönnit jäädä tekemättä. Samalla myös uudet ideat saavat tasavertaisen mahdollisuuden, koska kaikki käyvät läpi saman happotestin. Kysymykset voisivat olla jotain seuraavaa: Ratkaistaanko tällä jokin pitkään vaivannut perustavaa laatua oleva ongelma? Kuinka nopeasti tämä on saatavissa käyttöön? Kuinka nopeasti käyttöönoton jälkeen edut ovat saatavissa? Kuka omassa organisaatiossa eniten hyötyisi tästä? Kuinka pitkä elinkaari tällä todennäköisesti on? Jos tätä ei oteta käyttöön mutta kilpailija ottaa, vaikuttaako se kilpailutilanteeseen?

Kuten jo edellä on sanottu, ei kukaan osaa varmuudella sanoa mitkä uusista teknologioista ja trendeistä ovat sellaisia, että niiden hyödyt pitäisi ottaa haltuun välittömästi ja mitkä vastaavasti ovat sellaisia, että niiden käyttöönotto ei koskaan tule maksamaan itseään takaisin. Koska IT on kuitenkin useimmissa yrityksissä keskeisin liiketoiminnan tukifunktio ja merkittävässä roolissa miltei kaikessa kehityksessä, ei paikalleen jääminen ole vaihtoehto. Isovanhempani käyttivät usein sanontaa ”tuurilla ne isotkin laivat seilaavat”. Toivotankin onnea kapteeneille, jotta kaikkien yrityslaivat seilaisivat myötätuulessa oikeiden valintojen tuulissa.

– Mikko Tiensuu, Principal Consultant, Cinia –

Jaa