Tekoälyagentit tulevat osaksi organisaatioiden työtä, ja moni pohtii, miten muutokseen kannattaa valmistautua. Jokainen organisaatio tekee muutoksen kuitenkin itse, ja työ kannattaa aloittaa nyt.

Mitä agenttinen organisaatio tarkoittaa? 

Agenttisessa organisaatiossa ihmiset ja tekoälyagentit työskentelevät yhteisten tavoitteiden eteen. Se on tapa organisoida työtä: agentit hoitavat tehtäviä sovituissa rajoissa, ja ihmiset määrittävät tavoitteet, vastuut ja valvonnan. 

Moni käyttää jo työssään tekoälyavustajia, kuten Copilotia tai ChatGPT:tä, jotka vastaavat, kun niiltä kysytään. Agentti taas toimii itse: se hakee tietoa, käyttää järjestelmiä, valmistelee ratkaisuja ja hoitaa työvaiheita. Siksi agenttinen organisaatio tarkoittaa uusia työnkulkuja, uusia pelisääntöjä ja uudenlaista työtä ihmisille. 

Jokainen organisaatio tekee oman muutoksensa 

Moni organisaatio seuraa nyt, millaisia kansallisia linjauksia ja toimialan yhteisiä ratkaisuja syntyy ja miten teknologia kehittyy. Tämä onkin tärkeää, sillä yhteiset ratkaisut näyttävät suuntaa ja antavat teknistä perustaa. 

Jokaisen organisaation on kuitenkin selvitettävä itse, missä tekoälyagenteista syntyy eniten hyötyä ja millaisia muutoksia niiden käyttöönotto edellyttää. Muutos koskee lähes jokaista toimintoa: asiakaspalvelua, taloushallintoa, henkilöstöhallintoa, hankintoja, viestintää ja asiantuntijatyötä. 

Parhaiten muutos onnistuu yhdessä työtä tekevien ihmisten kanssa. Mitä aiemmin muutostyö alkaa, sitä paremmin yhteiset ratkaisut saadaan käyttöön, kun ne valmistuvat. 

Neljä osaa, yksi muutos 

Agenttinen organisaatio rakentuu neljästä toisiinsa kytkeytyvästä osasta:  

1. ihmisten ja agenttien yhteisistä pelisäännöistä 

2. uudistetuista työnkuluista 

3. tekoälyalustasta 

4. ratkaisujen jatkuvasta operoinnista 

Osat kehittyvät käsi kädessä ja jatkuvassa vuoropuhelussa. Uusia työtapoja kokeillessa opitaan, missä agenttiin voi luottaa ja miten sen työtä arvioidaan. Kokemukset tarkentavat puolestaan sekä pelisääntöjä että teknistä toteutusta. 

Muutosjohtamisen tehtävä on pitää osat mukana samassa muutoksessa ja varmistaa, että muutos toteutuu hallitusti. Ihmisten pitää ymmärtää muutos, hyväksyä se ja sitoutua siihen. 

Todellinen muutos tapahtuu ihmisten tavassa työskennellä 

Päätös ottaa agentit käyttöön on tärkeä ensimmäinen askel. Mutta muutos näkyy arjessa vasta, kun ihmiset alkavat tehdä työnsä uudella tavalla. 

Osa ihmisten tehtävistä siirtyy tulevaisuudessa agenteille. Ihmisen tehtävä on ohjata ja arvioida agentin tekemistä sekä hoitaa poikkeukset. Samalla pitää uskaltaa luopua tutuista työtavoista. 

Ihmiset sitoutuvat muutokseen, kun he ovat mukana suunnittelemassa sitä ja näkevät, mikä heidän työssään muuttuu ja mikä ei. Siksi agenttiseen organisaatioon siirtyminen on ennen kaikkea muutosjohtamista. 

Muutos kuuluu koko johtoryhmälle 

Agenttisen organisaation rakentaminen vaatii liiketoiminta-, IT- ja HR-johdon yhteispeliä. Jokaisella on muutoksessa oma roolinsa. 

Liiketoimintajohto valitsee, mistä aloitetaan. Hyvä lähtökohta on toistuva työ, jossa agentti voi hoitaa samanlaisia vaiheita sovittujen sääntöjen mukaan, esimerkiksi pyyntöjen käsittely, tietojen tarkistaminen tai raporttien kokoaminen. Liiketoimintajohdon tehtävä on myös määritellä, miten hyötyä seurataan: kuinka nopeasti uusi toimintatapa otetaan käyttöön, kuinka laajasti sitä käytetään ja kuinka hyvin sitä osataan hyödyntää. 

IT-johto rakentaa alustan ja pitää ratkaisut toiminnassa. Tekoälyalusta antaa agenteille pääsyn tarvittaviin tietoihin ja järjestelmiin. Kun agentteja on käytössä useissa työnkuluissa, niiden toimintaa pitää seurata, ylläpitää ja kehittää osana arkea. 

HR-johto auttaa työntekijöitä omaksumaan uudet työtavat. Agenttien ohjaaminen ja arviointi on uusi työtaito, jota pitää opetella. HR:n tuella selvitetään, mitä kunkin työssä muuttuu ja mitä osaamista tarvitaan. Tehtäväkuvaukset, roolit ja vastuut päivitetään vastaamaan uutta työnjakoa. 

Aloita nyt, omasta työstä 

Usein agenttisia ratkaisuja pohdittaessa lähdetään liikkeelle nykyisestä toiminnasta ja mietitään, mihin kohtaan agentin voisi lisätä. Suurin hyöty syntyy kuitenkin silloin, kun työnkulku suunnitellaan kokonaan uusiksi. Hyvä lähtökysymys on: miten tämä työ kannattaisi tehdä, jos sen saisi aloittaa puhtaalta pöydältä agenttien kanssa? 

Ensimmäiset askeleet voi ottaa heti: 

1. Valitkaa yksi toistuva työnkulku, jossa agentista on selvää hyötyä. 

2. Suunnitelkaa työnkulku kokonaan uusiksi yhdessä työtä tekevien ihmisten kanssa. 

3. Sopikaa pelisäännöt: mitä agentti tekee itse ja mitä ihminen tarkistaa. 

4. Kokeilkaa, oppikaa ja tarkentakaa. Ratkaisut ja pelisäännöt paranevat tekemisen myötä. 

5. Seuratkaa teknisen toimivuuden lisäksi käyttöönoton nopeutta, laajuutta ja osaamista. 

Kokosimme ajatuksemme Kohti agenttista organisaatiota -julkaisuun, jossa kerromme tarkemmin, miten muutosta voi johtaa käytännössä. Cinian konsultit auttavat mielellään missä tahansa vaiheessa, ensimmäisen työnkulun valinnasta käyttöönoton tukeen.