Automaatio helpottaa materiaalinhallintaa Päijät-Hämeen Sydänkeskuksessa

Tieto toimenpiteissä käytetyistä materiaaleista virtaa nyt automaattisesti useiden eri sovellusten välillä. Päijät-Hämeen hyvinvointialueen Sydänkeskukselle räätälöitiin integraatioiden kokonaisuus, joka täydensi aiempaa toiminnanohjausjärjestelmää. Muutos näkyy ajansäästönä, kustannusten läpinäkyvyytenä ja entistäkin parempana potilasturvallisuutena.

“Aika harvoin digisovelluksen kehittäminen lähtee liikkeelle hoitajien ja lääkärien toiveista. Kymmenet muut sovellukset, joita käytämme, tuodaan meille annettuina, mutta tällä kertaa sanoimme itse, että haluamme tällaisen ratkaisun”, kertoo Sydänkeskuksen ylilääkäri Tuomas Kerola.

Hyvinvointialueen Tietohallinto-yksikössä tehtiin kustannus-hyötyanalyysi, joka osoitti, että materiaalinhallinnan automatisointi voi tuoda merkittäviä hyötyjä.

Päijät-Hämeessä kardiologiset toimenpiteet on kirjattu jo usean vuoden ajan Cinian kehittämään Kardio-rekisteriin, joka sittemmin laajentui Salikardio-toiminnanohjausjärjestelmäksi. Ratkaisu on vastaava kuin Tampereen Sydänsairaalassa. Nyt järjestelmää haluttiin laajentaa integraatioilla ja uusilla toiminnallisuuksilla.

Case: Materiaalinhallinnan automatisointi 

• Sydänkeskuksen toimenpiteissä tarvitaan lukuisia tuotteita ja tarvikkeita, kuten tahdistimia sekä erikokoisia pallolaajennuspalloja.
• Aiemmin kaksi hoitajaa seurasi varastohyllyjä ja tilasi tuotteita. Potilaan tietoihin kirjattiin pakkauksista lukemalla, mitä tuotteita toimenpiteissä oli käytetty.
• Nyt varastosaldot näkyvät järjestelmässä reaaliaikaisesti. Hyllyjen tarkistuskierroksilta jää paremmin aikaa hoitotyöhön. Materiaalienhallinta sujuu myös vastuuhoitajien loma-aikoina.
• Jäljitettävyys paranee ja virheiden mahdollisuus vähenee, kun esimerkiksi tahdistimen eränumero ja muut tiedot siirtyvät pakkauksen viivakoodista suoraan potilastietoihin. 
• Lääkärit näkevät yhdellä silmäyksellä toimenpiteessä käytettyjen materiaalien hinnan. Kustannustietoisuus vähentää ylimääräistä pakkausten avaamista.
• Projekti edellytti yhteistyötä monitoimittajaympäristössä, sillä integraatioita piti rakentaa useisiin olemassa oleviin järjestelmiin.
  
  

Omaan erikoisalaan istuva toiminnanohjaus, yhteisiin järjestelmiin istuvat integraatiot

Cinia on erikoistunut rakentamaan korkeiden turvallisuuskriteerien järjestelmiä eri ympäristöihin, myös julkipilveen. Sote-alan lainsäädännön ja tietosuojavaatimusten tuntemus ohjasi sekin päijäthämäläisten kumppanin valintaa. 

Päijät-Hämeen hyvinvointialue käyttää useita yhteisiä sovelluksia läpi erikoisalojen, mutta se ei ole ainoa ohjaava periaate, vaan niitä yhdistellään erikoisalakohtaisiin sovelluksiin. Myös Sydänkeskukselle haluttiin oma toiminnanohjauksen ja materiaalinhallinnan ratkaisu.

Sydänkeskuksella ollaan oltu erittäin tyytyväisiä Kardioon, joka on toteutettu tukemaan nimenomaan kardiologista toimintaa. Päijät-Hämeessä on pystytty hyödyntämään Cinian valmista prosessiymmärrystä erikoisalasta, eikä toiminnallisuuksissa ole tarvinnut tehdä kompromisseja.

“Kardiologisten toimenpiteiden materiaalinhallinnan automatisointi oli jo otettu käyttöön Tampereella, ja kävimme katsomassa, miten se käytännössä toimii. Käyttäjät olivat tyytyväisiä, joten halusimme monistaa mallin meille”, Kerola kertaa. 

Käytännössä monistaminen ei silti riittänyt. Useita Päijät-Hämeen hyvinvointialueen järjestelmiä täytyi saada keskustelemaan keskenään, ja päälle haluttiin uudenlaisia toiminnallisuuksia. Plug in -ratkaisua ei ollut saatavilla, joten haasteet piti selättää räätälöidysti. 

Odotukset ylittävää yhteistyötä monitoimittajaympäristössä 

Tavoitetila oli kunnianhimoinen siitä asti, kun materiaalinhallinnan automatisointia vasta hahmoteltiin ja hyötyjä arvioitiin. Tahtotila oli saada esimerkiksi materiaalien arvo laskettua. Varastonhallinnan lisäksi myös tilaukset haluttiin automatisoida.

Teknisiä ongelmia riitti siis ratkottavaksi, mutta kehityskustannukset eivät saaneet karata käsistä. Kaikkea tätä vasten projekti onnistui yli odotusten, kuuluu palaute hyvinvointialueen Tietohallinnosta:

“On suorastaan hämmästyttävää, miten hyvin saimme näin vaativan kokonaisuuden valmiiksi. Projektinhallinnan kolmio muodostuu kustannuksista, ajasta ja projektin scopesta, ja ne vaikuttavat toisiinsa. Se hyväksyttiin, ja säädimme hankkeeseen käytettyä aikaa yhdessä, hallitusti ja läpinäkyvästi.”

Eri järjestelmien toimittajat tapasivat teknisissä palavereissa myös keskenään, ilman asiakasta. Proaktiivisuus kevensi Tietohallinto-yksikön teknisen tuoteomistajan työtaakkaa, sillä useiden integraatioiden projektissa oli parhaimmillaan mukana jopa seitsemän eri organisaatiota.

Lue myös: Miten kehität uutta laadukkaasti, jos budjetti on aiempaa tiukempi?

Käyttäjien toiveisiin vastaava järjestelmä

Päijät-Hämeen Kardio-kehityksessä on pystytty hyödyntämään Sydänsairaalan oppeja ja kokemuksia, mutta myös eroavaisuudet hoitotyön prosesseissa täytyi ottaa huomioon. 

Toimenpiteitä hyvin tuntevalle apulaisosastonhoitajalle varattiin aikaa osallistua järjestelmäkehitykseen alusta alkaen. Se osoittautui viisaaksi päätökseksi, sanoo Kerola:

“Saimme kerrasta toimivan systeemin. Käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä järjestelmään alusta saakka, sillä se vastaa todellisiin tarpeisiin.”

Tavoite on ollut kirkas koko Kardio-kehityksen pitkän kaaren ajan, ja sen hyväksi on työskennelty yhdessä. Kaikkea ei ole yritetty saada kerralla valmiiksi, vaan käyttöönotot on vaiheistettu, ja uusia toiminnallisuuksia lähdetty rakentamaan, kun edelliset jo toimivat taustalla. Toimintamalli on Cinialle tuttu muista vastaavista hankkeista.

Myös ylilääkäri Kerolalla on jo vuosien kokemus yhteistyöstä Cinian kanssa:

“Tietojärjestelmien kehittämisessä ei ole mikään itsestäänselvyys, että viestintä sujuu. Cinian vasteaika ongelmien ratkaisuun on aina ollut lyhyt, ja ihmiset ovat olleet hyvin tavoitettavissa.” 

Tutustu sote-ohjelmistoratkaisuihin