Hyvinvointialueet uudistavat digitaalisia työkalujaan aikataulupaineiden keskellä. Kustannusten hillitsemisen näkökulmasta yhtälö ei ole helppo. Yhteen saatettavia järjestelmiä on satoja, jopa yli tuhat yhtä hyvinvointialuetta kohden.
Lisäksi uudet toimintamallit, kuten sähköiset palvelupolut, edellyttävät aivan uusia digitaalisia ratkaisuja. Millaiset valinnat tulevat pitkällä tähtäimellä edullisiksi?
Tässä artikkelissa avaan näkökulmia sosiaali- ja terveysalan tietojärjestelmien piilokustannuksiin kahdella tasolla:
1) millaisia riskejä liittyy yksittäisen järjestelmän hankintaan sekä
2) millaisia säästöjä kokonaisuuden huolellinen kartoittaminen voi tuoda.
Pienet puutteet yksittäisessä järjestelmässä tuovat isot piilokulut
Sote-sektorin ICT-järjestelmillä on niin paljon käyttäjiä, että pientenkin teknisten yksityiskohtien vaikutus kumuloituu nopeasti. Tämä pätee kaiken tyyppisiin järjestelmiin:
- toimialasidonnaisiin (TOSI) ratkaisuihin, kuten asiakas- ja potilastietojärjestelmiin,
- toimialariippumattomiin (TORI) ratkaisuihin, kuten henkilöstöhallinnon työkaluihin,
- tukipalvelujen tehostamiseen ja sähköisen asioinnin kanaviin sekä
- tiedolla johtamiseen tarvittavan datan hallinnointiin.
Kehityskustannusten tai lisenssien kaltaiset hankintakulut ovat vasta jäävuoren huippu. Niitä, samoin kuin kiinteitä ylläpitokustannuksia, on vielä suhteellisen helppoa ennakoida. Piilokustannuksista kiinnostuneen kannattaa kiinnittää huomionsa erityisesti järjestelmän sujuvaan käyttöön ja ketterään arkkitehtuuriin sekä jatkokehittämisen helppouteen.
Viiden minuutin hinta kertautuu hetkessä
Kuvittele vastaanottokäynti, jossa uuden tietojärjestelmän käyttö vie aikaa viisi minuuttia enemmän kuin ennen. Latautuminen kestää, käyttöliittymä on monimutkainen, tiedot ovat hajallaan eri lähteissä tai kirjaaminen on monimutkaista. Lyhyt hetki lääkärin tai sosiaalityöntekijän ajasta tarkoittaa miljoonan asiointikerran kohdalla jo yli 83 000 ylimääräistä työtuntia. Henkilötyövuosissa se vastaa jopa noin 40 sote-ammattilaisen työpanosta.
Paremmassa tapauksessa järjestelmän konepellin alta löytyy mahdollisimman nopeaksi optimoitu arkkitehtuuri. Hoito- tai asiakastyön vaatimuksiin rakennettu sovellus on intuitiivinen käyttää ja tarpeelliset tiedot löytyvät eheästi yhdestä näkymästä. Jos ruudun ääressä vierähtää nyt viisi minuuttia aiempaa vähemmän, puhutaan kymmenien henkilötyövuosien säästöistä.
Millaisia ovat jatkokehitykseen ja ylläpitoon liittyvät piilokulut?
Eräs sudenkuoppa liittyy valmiisiin ohjelmistopaketteihin, joiden hinnoittelu on sidottu käyttäjä- tai jopa asiakas-/potilasmäärään. Tällöin käyttöönotto- ja pilotointivaihe voi olla hyvin edullinen, mutta käytön laajentaminen – kuten nyt tapahtuva siirtymä hyvinvointialueille – räjäyttää kulut.
Ennakoimattomia piilokuluja syntyy myös silloin, kun matkan varrella huomataan, että ulkomaiselta kumppanilta ostettu ohjelmisto vaatii paljon räätälöintiä sopiakseen Suomen oloihin. Entä mikä on tilanne viiden vuoden päästä – paljonko seuraava arkkitehtuuritason uudistuskierros silloin maksaa? Kuinka paljon järjestelmällä on silloin käyttäjiä?
Sote-alalla on reagoitava ympäröivän yhteiskunnan muutoksiin nopeasti. Samalla teknologia kehittyy harppauksittain. Siksi teknologiakohtaisia toimittajalukkoja on syytä varoa. Et voi vielä tietää, millaisia muutoksia yksittäisen järjestelmän sujuva käyttö edellyttää tulevaisuudessa. Siksi ohjelmiston muokkaamisen pitäisi olla mahdollisimman helppoa ja joustavaa.
Kartoita kokonaisuus, tilkitse rahareiät
Kun tavoitteena on kustannusten säästäminen, puolueeton kartoitus järjestelmien kokonaisuudesta antaa rahanarvoista tietoa. Hyvinvointialueilla on tehty jo paljon töitä päällekkäisten palvelupolkujen yhtenäistämiseksi ja parhaiden käytäntöjen skaalaamiseksi – mutta onko teknologiatason piilokustannukset kartoitettu ja huomioitu?
Vertailu paljastaa, kumpi samankaltaisista sovelluksista on kestävämpi
Tässä vaiheessa hyvinvointialueiden siirtymää on todennäköisesti jo tunnistettu päällekkäisyyksiä digitaalisten työkalujen toiminnallisuuksissa. Jotta järjestelmäviidakon karsiminen tuo pysyviä hyötyjä, on vielä selvitettävä esimerkiksi:
- Onko lisenssikuluissa tai sitovissa ylläpitosopimuksissa päällekkäisyyttä?
- Jos vertailussa on kaksi samaa tehtävää hoitavaa järjestelmää, kumpi osoittautuu käytettävyystesteissä paremmaksi työkaluksi?
- Mikä on järjestelmän teknologisen elinkaaren vaihe?
- Kuinka joustavaa ja edullista eri sovellusarkkitehtuurien jatkokehittäminen on?
- Miten realistista on räätälöidä nykyisistä järjestelmistä kokonaisuus, joka ratkaisee tietyn ongelman? Löytyykö ratkaisu integraatioista ja pienkehittämisestä, vai onko järkevämpää ostaa tai kehittää uutta?
Ylimääräiset integraatiot ja datavarastot syövät resursseja
Uusilla hyvinvointialueilla tehdään paljon integraatioita järjestelmien välillä. Kyse on yksinkertaisen kuuloisesta asiasta – tiedon liikuttelusta paikasta A paikkaan B – mutta huolimattomasti suunniteltuna niihin liittyvien kustannusten suuruus voi yllättää.
Uusi ohjelmistoratkaisu – oli se sitten ensimmäistä kertaa käyttöön otettava tai nykyisen pohjalta kehitetty – tarvitsee tietyt perustiedot toimiakseen. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakastiedot, hoitohuoneiden tiedot tai laboratoriodata. Jos tietovarastojen sijainteja ei selvitetä ja tiedonkulkua suunnitella huolellisesti, voidaan päätyä rakentamaan turhia integraatioita vääriin järjestelmiin. Pahimmillaan tietoja joudutaan syöttämään käsin, vaikka tiedonsiirron olisi voinut automatisoida.
Integraatioiden rakentaminen edellyttää työtä myös kolmansilta osapuolilta, kuten kohdejärjestelmän toimittajalta. Rajapintojen käytölle voi olla ennalta määritelty lisähinta. Pienistä puroista, kuten toiselta mantereelta saapuvien asiantuntijoiden matkakuluista, alkaa kertyä ylityksiä budjettiin.
Valmissovellusten hyödyntämätön potentiaali käyttöön
Valmiissa ohjelmistopaketeissa on paljon ominaisuuksia, joista on usein käytössä vain osa. Esimerkiksi sairaalan osastoilla käytettävä toiminnanohjausjärjestelmä saattaa sisältää valmiuden siivous- ja hoitajakutsujen toteutukseen, mutta ominaisuutta ei ole syystä tai toisesta valjastettu aikanaan käyttöön. Kun kutsujärjestelmän uusiminen sitten on ajankohtaista, ohjelmistokokonaisuuden kartoitustyö nostaa unohtuneen vaihtoehdon esiin. Parhaassa tapauksessa ominaisuuksien tehokäyttö ja toimintaprosessien muokkaaminen riittää, eikä uutta ohjelmistoratkaisua tarvita.
Vaadi neuvonantajalta vahvaa osaamista ja teknologiariippumattomuutta
Piilokustannusten ja säästöpaikkojen tunnistaminen vaatii syvällistä ymmärrystä muun muassa eri teknologioista, tietoturvasta, toimialan tarpeista ja sujuvasta käyttökokemuksesta.
Kartoitustyön pohjalta voidaan tunnistaa esimerkiksi:
- “aukkoja” uuden hyvinvointialueen järjestelmäkartassa
- kokonaan manuaalisia työvaiheita, jotka voisi automatisoida pienelläkin panostuksella
- tietovarastoja, joita ei tällä hetkellä hyödynnetä sekä
- puutteita tiedonkulussa järjestelmien välillä.
Kokonaiskuvan muodostamiseen ja raportoimiseen kannattaa valita kumppani, joka ei ole kytköksissä tiettyihin teknologioihin tai valmisohjelmistoihin, ja joka tuntee suomalaisen sote-kentän toimintaympäristön. Neutraalin tiedon pohjalta on mahdollista välttyä yllättäviltä kuluilta ja valita ne kehityskohteet, joissa kohtuullinen investointi tuo nopeaa ajan- ja rahansäästöä arjen toimintaan.
