Harkitsetko tietoliikennepalveluiden kilpailuttamista? – Ota avuksi 18 kohdan muistilista

Tietoliikennepalveluiden kilpailuttaminen on yrityksille luonnollinen tapa kartoittaa erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja hankkia säästöjä it-infrastruktuurin kuluista. Mikäli harkitset parhaillaan kilpailuttamisen aloittamista, ota avuksi koostamamme 18 kohdan muistilista, josta saat vinkkejä tarjouspyyntöprosessin vaiheistamiseen sekä tarjouksien arvioimiseen ja vertailuun. 

Tunnista tarpeet ja määritä tavoitteet 

1.) Motiivi kilpailutukselle syntyy aina jostakin tarpeesta. Mikä on sinun yrityksesi tarve? Onko yhteyksienne tai verkkojenne suorituskyvyssä, käytettävyydessä, hallinnassa tai toimintavarmuudessa puutteita? Kaipaisitko nykyiseen palveluunne kovempaa tietoturvaa vai pitäisikö it-kuluista saada säästöjä? Pohdi, mitä nykyisestä palvelusta puuttuu ja mihin haluaisit muutosta. Mihin tietoliikennepalveluita käytetään yrityksessäsi tällä hetkellä, entä tulevaisuudessa? Tunnista ja listaa nämä tarpeet.  

2.) Määritä seuraavaksi kilpailutuksen tavoitteet ja vaatimukset: päivitetäänkö nykyinen ratkaisu, lisätäänkö siihen palveluita tai korvataanko nykyinen ratkaisu kokonaan uudella? Mitä uuden tai päivitetyn palvelun täytyy pystyä tekemään? Kuinka suuria kustannussäästöjä kilpailutuksella haetaan? 

Suunnittele, kartoita toimijoita ja käy alustavat keskustelut 

3.) Tietoliikennepalveluiden kilpailuttaminen keskusteluineen, tarjousten viilaamisineen ja sopimusten allekirjoituksineen vie aina aikaa: usein vähintään kuukausia, joskus jopa puolesta vuodesta vuoteen. Aloita kilpailuttaminen hyvissä ajoin ennen nykyisen sopimuksen päättymistä, riippuen siitä, kuinka isosta verkko- ja yhteyskokonaisuudesta on kyse. Laita nykyisen sopimuksen kesto ja päättymisajankohta etukäteen ylös ja aikatauluta kilpailutuksen eri vaiheet alustavasti omaan kalenteriin. 

4.) Kartoita mahdollisia kumppaniehdokkaita ja kiinnitä huomiota heidän kokemukseensa, palvelutarjontaansa, kokoluokkaansa ja referensseihinsä. Kysy myös kollegoilta suosituksia heidän käyttämistään palveluntarjoajista. 

5.) Valitse kilpailutukseen mukaan haluamasi kumppaniehdokkaat. Keskustele heidän kanssaan tavoitteistanne, tarpeistanne ja vaatimuksistanne. Tietoliikennepalvelut suunnitellaan ja toteutetaan aina asiakaskohtaisesti, joten tulevan kumppanisi on tunnettava yrityksesi ja sen tarpeet mahdollisimman hyvin. Jaa siis tietoa avoimesti, jotta ehdokkaat pystyvät ottamaan kaikki tarvittavat asiat huomioon tarjouksenjättövaiheessa. Lue täältä, mitkä tiedot ovat merkityksellisiä tietoliikennepalvelun suunnittelussa.  

6.) Päätä, millä aikataululla kilpailutus, tarjouksien käsittely ja palvelun käyttöönotto halutaan toteuttaa ja ilmoita tästä myös kumppaniehdokkaille viimeistään tarjouspyyntövaiheessa.  

Pyydä tarjoukset 

7.) Päätä keneltä palveluntarjoajilta pyydät kirjallisen tarjouksen. Kiinnitä huomiota siihen, ovatko kaikki toimijat vakuuttaneet sinut osaamisestaan ja kiinnostuksestaan vai suoriutuiko joku selkeästi muita heikommin. Mikäli olet jo käynyt keskusteluja kumppaniehdokkaiden kanssa, heillä on todennäköisesti jo hyvä käsitys siitä, millainen ratkaisu sopisi teille parhaiten. Tarjouspyyntöön voi sisällyttää pyynnön vastaavan kaltaisten toteutuksien kuvauksista tai referensseistä.  

Käy tarjoukset läpi kumppaniehdokkaiden kanssa 

8.) Käy jokainen tarjous läpi kumppaniehdokkaan kanssa. Tämä vaihe on tärkeä, jotta ymmärrät, mistä teille tarjottava palvelu oikeasti koostuu ja miksi eri palveluntarjoajat ovat mahdollisesti päätyneet erilaisiin ratkaisuihin. Tarjouksen läpikäynnin aikana on myös mahdollisuus puuttua nopeasti sellaisiin tarjouksessa oleviin asioihin, joihin haluat päivitystä tai muutosta. 

Arvioi ja vertaile tarjouksia 

Tarjousten arvioinnissa ja vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti näihin osa-alueisiin: 

Tarjottavan ratkaisun laatu ja suorituskyky 

9.) Tarkista, että kumppaniehdokkaan tarjoama ratkaisuehdotus vastaa yrityksesi tarpeitasi sekä toteutukseltaan että suorituskyvyltään. Pystytäänkö yhteydet toteuttamaan haluamallasi tekniikalla, kuten esimerkiksi valokuituyhteytenä, ja onko verkon hallintaan valittu teknologia ominaisuuksiltaan sellainen, että se palvelee käyttötarkoitustaan?  

10.) Mieti, miten ratkaisuehdotukset skaalautuvat mahdollisiin tulevaisuuden tarpeisiinne. Onko ratkaisu joustava ja kustannustehokas myös liiketoiminnan kasvaessa? 

11.) Vertaile tarjouksien palvelutasosopimuksia (SLA) ja varmista, että ne täyttävät odotuksesi. Pohdi myös varayhteyksien ja yksityisen pilviyhteyden tarvetta, mikäli tietoliikenneyhteydet ovat yrityksesi liiketoiminnan kannalta kriittisiä. 

12.) Huomioi tarjousten eroavaisuudet: Pystyykö joku toimija tarjoamaan jotain sellaista, mitä muut eivät pysty? Jos ratkaisut eroavat teknologialtaan, onko niiden ominaisuuksissa jotain merkittäviä eroja? Onko jokin ratkaisu esimerkiksi tietoturvaltaan selkeästi muita parempi?

Hinta ja kustannukset 

13.) Vertaile ratkaisuiden hintoja ottaen huomioon ratkaisun laatu, suorituskyky sekä toteutus. Arvioi kustannuksia aina pitkällä aikavälillä ja tarkista onko kaikki hinnat esitetty selkeästi. Voiko jostain tulla piilokustannuksia? Miten lisätunnit tai ylimääräinen asiantuntijatyö on hinnoiteltu ja onko tämä hinnoittelu näkyvissä tarjouksessa?

Asiakaspalvelu ja tuki 

14.) Tarkista, hoitaako kumppaniehdokas asiakastuen oman talon sisällä siihen erikoistuneen tukitiimin voimin vai onko tukipalvelu ulkoistettu kolmansien osapuolien call centereihin. Selvitä myös, kuinka nopeasti saat tarvittaessa yhteyden asiakastukeen ja millä kielellä asiakastuki toimii.

Palveluntarjoajan uskottavuus ja ratkaisukyvykkyys 

15.) Mieti, millainen mielikuva kumppaniehdokkaiden kyvykkyydestä on syntynyt keskusteluiden, tarjouksen ja referenssien pohjalta. Riittääkö palveluntarjoajan osaaminen vaativiin toteutuksiin? Onko palveluntarjoaja kiinnostunut palvelemaan yrityksesi kokoisia toimijoita? Miten yhteistyö nykyisen kumppanin kanssa on sujunut? 

16.) Pohdi, onko palvelutarjoajalla sellaista osaamista, josta olisi yrityksellesi hyötyä tulevaisuudessa.  Saisitteko saman katon alta ratkaisuja myös muihin yrityksesi kannalta tärkeisiin toimintoihin kuten tietoturvaan tai ohjelmistokehitykseen? Onko kumppani sellainen, että tämä pystyy auttamaan sinua kehittämään yrityksesi toimintaa ja menestymään paremmin?

Sopimuksen ehdot ja pituus 

17.) Tutki sopimuksen ehdot huolellisesti. Kiinnitä erityistä huomiota irtisanomisehtoihin. Pohdi myös, kuinka pitkäksi aikaa haluat sitoutua sopimukseen.  

Valitse paras tarjous ja neuvottele sopimuksesta 

18.) Tee päätös voittajatarjouksesta ja neuvottele kumppanin kanssa sopimuksen tarkat yksityiskohdat kuntoon. Vielä tässäkin vaiheessa kannattaa huomioida mahdolliset matkan aikana esiin tulleet muutostoiveet ja viilata lopullinen sopimus sellaiseksi, että se on varmasti mieluinen.